L’archivio
di Pancrazio “Ezio” Vinciguerra
Dai primi documenti scritti su tavolette di argilla seimila anni fa a quelli inseriti sul personal computer, la “memoria” documentaria costituisce la base della esistenza stessa di una società organizzata. I primi scritti nella storia dell’umanità furono documenti d’archivio e non testi di biblioteca. Prima dell’impiego della scrittura il ricordo dei fatti e degli avvenimenti veniva conservato e tramandato mediante la tradizione orale fissata nella forma mnemonica. Nell’antica Grecia un impiegato particolarmente allenato, detto Mnemon (uomo della memoria) aveva il compito di ricordare le sentenze pronunciate oralmente dal giudica. Fra gli Incas, i quipu-camayoc o interpreti dei quipu (cordicelle di vari colori e dimensioni e variamente annodate e raccordate) permettevano di ricordare avvenimenti lontani. La prima raffigurazione grafica degli avvenimenti da ricordare o comunicare fu introdotta dal disegno che costituì la prima forma di vera scrittura, come nel caso degli ideogrammi cinesi e dei geroglifici egizi ed atzechi.
Un salto di qualità si verificò ad opera dei Sumeri con la creazione di una scrittura in codice. I vari alfabeti e persino altre forme di codificazione, quali l’ordine dei fori in una scheda perforata, non sono che applicazioni e sviluppo del primo “codice” dei Sumeri elaborati perlopiù su foglie secche, legno, metalli, argilla, pelle, papiro, pergamena, carta.
La maggior parte dei documenti su materie deperibili quali le foglie e il papiro è andata perduta come ad esempio quelli dell’India risalenti probabilmente al III millennio a.C.. Rimangono invece in gran numero i documenti scritti su tavolette di argilla cotte nel forno o seccate al sole o le ossa e gusci di tartaruga in Cina nel II millennio a.C. Il papiro si è conservato quasi solo in Egitto.
Con l’utilizzo della scrittura nacque la necessità di conservare i documenti prodotti. Le prime forme di archivio prodotte si possono riscontrare già in molti templi Ebrei ed Egiziani. Pochissimi sono gli archivi greci e romani ritrovati. In Italia un piccolo archivio greco composto da 39 documenti, scritti su tavolette di bronzo risalenti al IV-III secolo a.C. sono stati rinvenuti nel Santuario di Zeus in Locri, in Calabria. Un archivio privato contenente 153 documenti del banchiere L. Caecilius Jucundus su tavolette di legno cerate fu rinvenuto a Pompei prima dell’eruzione del Vesuvio che devastò la città nel 79 d.C. Degli Etruschi rimangono singoli documenti fra cui quelle su tavolette d’oro di Pyrgi (l’attuale Santa Severa, in provincia di Roma).
In età medievale, nella quale si passa dal papiro alla pergamena e poi alla carta, e nell’età moderna, gli archivi più ricchi furono quelli dell’Europa occidentale specie in Italia, Francia, Germania, Inghilterra e Spagna. Senza queste nazioni la storia dl mondo non si sarebbe potuta scrivere.
In età comunale, con l’esigenza insorta di conservare i titoli giuridici personali, si ebbe una prima evoluzione del ruolo degli archivi che iniziarono a contenere oltre che copie degli atti spediti anche copie di quelli ricevuti. Le necessità amministrative e politiche portarono alla formazione degli schedari principeschi e statali.
In età napoleonica si affermò la centralizzazione degli archivi con la formazione degli “archives nationales”, mentre, già nella seconda metà del XVIII secolo, accanto alla finalità giuridica si affermò l’interesse storico-culturale dell’archivio (attualmente considerato tra le fonti primarie della storiografia). Anche in Italia venne istituito agli inizi del XVII un grande archivio in Vaticano di incomparabile ricchezza dove furono riuniti tutti gli schedari della città di Roma. Ricchissimi anche gli archivi di Austria, Belgio, Olanda, Portogallo e Cina. L’Africa è priva di archivi anche perché la tradizione orale è rimasta l’unica forma di memoria sino all’epoca contemporanea. In America ci sono archivi di data posteriore alla scoperta di Cristoforo Colombo il 12 ottobre 1492, mentre degli archivi dei Maya e degli Aztechi non rimane traccia perché furono completamente distrutti.
Nel periodo contemporaneo gli archivi hanno assunto primaria importanza in tutte le nazioni come strumento utile al fine di ottenere una buona funzionalità dei loro organici.
L’archivio è il complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti durante lo svolgimento della propria attività da magistrature, organi e uffici dello Stato, da enti pubblici e istituzioni private, da famiglie e da persone.
L’archivio viene classificato e sistemato in maniera tale da consentirne il rapido e funzionale reperimento delle informazioni al momento in cui esse servono. Con la parola archivio si indica anche il locale o il deposito nel quale si trovano di fatto i documenti. In genere un ente tiene in locali attigui agli uffici le pratiche necessarie per la trattazione degli affari in corso. Queste pratiche costituiscono “l’archivio corrente” (armadio, scaffale, ecc.). Man mano che le pratiche vengono evase, i relativi fascicoli vengono stralciati dall’archivio corrente e vengono collocati in locali più appartati che vengono di solito chiamati”archivi di deposito”.
L’archivio storico è quella parte dell’archivio nel quale dopo un certo numero di anni, non essendo più necessario alla trattazione degli affari, vengono destinati alla conservazione permanente quegli atti ritenuti di importanza storico/culturale. L’archivio storico può essere conservato dallo stesso ente che lo ha prodotto o può confluire con gli archivi storici di altri enti. Questa seconda soluzione è prevista dalla legge per gli archivi degli uffici statali e per gli archivi notarili.
Due problemi si pongono in relazione alla documentazione recente: l’opportunità di mantenere temporaneamente segrete particolari serie archivistiche e la necessità di sottoporre periodicamente a operazioni di scarto gli archivi, eliminando la documentazione non ritenuta essenziale.
Con la parola archivio, infine, si indicano anche quegli istituti creati per la concentrazione e la conservazione degli archivi storici (Archivio Centrale dello Stato con sede a Roma, Archivi di Stato in tutte le Province, sezioni di Archivi di Stato in comuni particolarmente rilevanti): I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che divengono consultabili cinquant’anni dopo la loro data, e di quelli riservati relativi a situazioni puramente private di persone, che lo diventano dopo settant’anni. I documenti dei processi penali sono consultabili settant’anni dopo la data della conclusione del procedimento. La consultazione dei documenti di carattere riservato può essere autorizzata per motivi di studio dal Ministero degli Interni.
Quando la riservatezza dipende dalla necessità di tutelare il diritto al riserbo delle persone il problema è più complesso. Bisogna considerare se si tratta di eventi già noti mediante altre fonti e tenere presente che, se è vero che il diritto al riserbo si affievolisce nelle persone che hanno svolto un ruolo eminente nella vita pubblica, il singolo documento può coinvolgere la riservatezza di altre persone. Una oculata gestione delle autorizzazioni per la consultazione dei documenti riservati consente di favorire lo studio della storia contemporanea senza suscitare querele e una troppa facile pubblicità.
Lo Stato, come ogni altro ente pubblico, esplica le sue funzioni attraverso una serie di attività, le quali danno luogo all’accumularsi di atti di ogni genere. Questo insieme di documenti, ben ordinati e conservati, costituiscono l’archivio. Esso è assolutamente indispensabile per assicurare la regolare e continua funzionalità di qualsiasi amministrazione.